JURISDESK: Despre costul invizibil al unei activități fragmentate

O zi de lucru poate să înceapă cu o succesiune de operațiuni administrative, înainte ca profesionistul în drept să ajungă efectiv la activitatea juridică propriu-zisă. Verifică dacă a apărut o modificare într-un dosar; notează termenul în calendar; caută ultima versiune a unui document; răspunde unui coleg; verifică un deadline; reconstituie din e-mailuri contextul unui proiect; caută datele unei societăți.

Niciuna dintre aceste operațiuni nu este, în sine, dificilă. Tocmai de aceea problema trece atât de ușor neobservată.

Fiecare pas durează puțin. Repetate însă zi de zi, aceste operațiuni ajung să consume o parte relevantă din timpul de lucru.

Profesionistul nu mai lucrează doar cu dreptul. Lucrează și cu infrastructura necesară pentru a putea lucra cu dreptul.

Activitatea este digitală. Dar asta nu înseamnă că este și integrată

Problema nu este lipsa instrumentelor. Dosarele și documentele sunt salvate electronic; există calendar, e-mail, aplicații pentru sarcini, foldere comune, fișiere Excel, platforme publice și instrumente specializate.

Privite individual, fiecare își poate îndeplini foarte bine rolul. Dificultatea apare atunci când trebuie utilizate împreună.

O informație nouă dintr-un dosar trebuie observată și transferată în calendar. Un document primit prin e-mail trebuie salvat în locul potrivit. Un termen trebuie comunicat colegului responsabil. O sarcină trebuie creată, iar contextul trebuie păstrat.

În consultanță, succesiunea este diferită, dar problema rămâne aceeași: documentele, versiunile, deadline-urile, responsabilitățile și informațiile despre client trebuie menținute permanent în legătură.

Instrumentele funcționează separat. Legătura dintre ele este făcută, de multe ori, chiar de profesionist.

Profesionistul în drept nu ar trebui să fie integrarea dintre propriile instrumente

Aceasta este una dintre contradicțiile mai puțin discutate ale digitalizării activității juridice.

Dacă profesionistul trebuie să observe informația într-un sistem, să o transfere în altul și apoi să verifice dacă toate locurile sunt actualizate, munca administrativă nu a dispărut. Și-a schimbat doar forma.

Problema devine cu atât mai importantă cu cât informația juridică nu este statică. Dosarele evoluează. Apar termene. Se pronunță soluții. Documentele se modifică. Proiectele avansează. Responsabilitățile se schimbă. Informația relevantă de ieri poate necesita o acțiune astăzi.

Iar timpul profesionistului este una dintre resursele esențiale ale serviciului juridic.

Un sistem de lucru eficient nu ar trebui doar să păstreze informația. Ar trebui să păstreze și legăturile dintre informații și să reducă timpul necesar pentru corelarea lor.

Litigiile și consultanța au fluxuri diferite, dar aceeași nevoie de continuitate

Activitatea unui avocat de litigii nu arată la fel ca activitatea unui avocat de consultanță.

În litigii, dosarul, instanța, termenele, părțile, actele și evoluția procedurală reprezintă centrul activității.

În consultanță, punctul de plecare poate fi un proiect, un contract, un due diligence, o negociere sau o analiză. Apar alte tipuri de deadline-uri, alte documente și alte relații între informații.

Din acest motiv, un sistem construit pentru activitatea juridică nu poate trata pur și simplu orice activitate ca pe o listă generică de proiecte și sarcini.

În același timp, cele două zone au o nevoie comună: informația relevantă trebuie să fie organizată în jurul activității juridice și să rămână conectată cu oamenii, documentele, termenele și acțiunile care depind de ea.

Aceasta a fost una dintre premisele de la care am pornit atunci când am construit JurisDesk.

De ce am construit JurisDesk

JurisDesk nu a pornit de la întrebarea „ce funcționalități putem adăuga într-o aplicație pentru avocați?”.

Punctul de plecare a fost mai simplu:

Câte dintre operațiunile pe care un profesionist în drept le repetă zilnic ar putea fi organizate într-un singur flux de lucru?

Platforma a fost construită pentru specificul activității juridice din România și reunește într-un singur spațiu dosarele de litigii, proiectele de consultanță, clienții, documentele, termenele și sarcinile.

În zona litigiilor, modificările relevante publicate prin Portalul instanțelor pot fi monitorizate și aduse în fluxul dosarului și al calendarului, fără ca utilizatorul să fie nevoit să reconstruiască prin intervenție manuală, de fiecare dată, circuitul informației.

Pentru activitatea de consultanță, proiectele au propriul lor flux, cu documente, sarcini, deadline-uri, responsabil și istoric.

Peste această structură există instrumente dedicate unor operațiuni care apar frecvent în munca juridică: căutarea în documentele încărcate, analiza unor documente voluminoase, generarea anumitor documente și accesul la informații despre societăți.

Ideea nu este ca profesionistul să aibă încă o aplicație deschisă.

Tehnologia este utilă atunci când încetezi să o observi

În ultimii ani, discuția despre tehnologie în profesiile juridice s-a concentrat inevitabil asupra inteligenței artificiale.

Uneori, cea mai valoroasă automatizare este mult mai puțin spectaculoasă: un termen care ajunge unde trebuie fără să fie introdus încă o dată, un document care poate fi regăsit fără să îți amintești numele fișierului sau un coleg care poate înțelege stadiul unui proiect fără să reconstruiască istoricul din e-mailuri.

Tehnologia devine cu adevărat utilă atunci când nu solicită permanent atenție asupra ei însăși.

O întrebare simplă pentru orice organizație juridică

Poate că întrebarea relevantă nu mai este:

„Cât de digitalizată este activitatea noastră?”

Mai util ar fi să întrebăm:

„Câte operațiuni facem în fiecare zi doar pentru a păstra informațiile sincronizate între sistemele pe care le folosim?”

Dacă răspunsul este „multe”, există probabil un spațiu important de eficientizare.

Nu prin reducerea rolului profesionistului, ci prin eliminarea acelor operațiuni pentru care expertiza lui juridică nu ar fi trebuit să fie necesară de la bun început.

Pentru noi, de aici a pornit JurisDesk.

Din ideea că tehnologia aplicată activității juridice ar trebui să lase mai mult loc pentru ceea ce depinde cu adevărat de profesionist: analiză, strategie, decizie și relația cu clientul.

Iar acesta este, în fond, criteriul după care continuăm să construim platforma: mai puțin timp pentru administrarea muncii juridice și mai mult timp pentru munca juridică propriu-zisă.

Mai multe despre JurisDesk și despre modul în care este construită platforma pot fi găsite pe www.jurisdesk.ro.

Echipa JurisDesk

Vlad Barbu & Robert Muresan
Fondatorii JurisDesk